Quando o empreendedor perde um prazo, um compromisso importante ou uma reunião de negócios, ele pode estremecer a relação com um cliente e ter prejuízo. Isso ocorre, muitas vezes, por falta de organização. Mas a atenção a coisas simples do dia a dia podem ajudar a mudar essa realidade.
A desorganização da mesa de trabalho ou da agenda de compromissos pode afetar diretamente a produtividade. Se a pessoa tem que parar a todo o momento para procurar os materiais necessários para determinada tarefa, isso faz com que ela perca tempo e dinheiro.
Aqui temos 10 dicas especiais para quem empreende. “O empreendedor normalmente tem muitas responsabilidades e muitas coisas a fazer. Se não tiver organização adequada, isso vai impactar nos resultados do negócio”.
· Planeje, sempre
Uma hora de planejamento pode economizar até 10 horas de trabalho. Todo empreendedor tem muitas ideias e muitos projetos em mente, e criar o hábito de planejar, saber o que está fazendo agora, para onde deve ir e por qual caminho vai fazer a diferença.
· Tenha uma agenda organizada
Anote todas as tarefas, compromissos e lembretes na agenda, que deve ser o mais importante instrumento de trabalho do empreendedor. Mantenha a agenda sempre a seu lado todo o tempo. De preferência, utilize um smartphone, um dos mais eficientes recursos para a organização pessoal. É importante também planejar a semana na agenda e depois fazer revisões diárias, isso vai ajudar a diminuir o stress e melhorar a performance no trabalho.
· Tenha um arquivo organizado
Encontrar papéis e documentos fácil e rapidamente é fundamental para quem não quer perder tempo e dinheiro. Crie um sistema que funcione bem pra você, com categorias claras e objetivas.
· Mantenha seu espaço de trabalho organizado
Procure manter sua mesa, gavetas, arquivos e armários limpos e organizados. Entenda que a bagunça é um grande ladrão de tempo, que prejudica a concentração e contribui para o aumento do stress.
· Mantenha seu computador organizado
Organize sua caixa de entrada de e-mails e procure mantê-la sempre vazia. Tenha seu desktop limpo, seus arquivos corretamente nomeados e suas pastas bem categorizadas. Manter o computador organizado pode garantir uma grande economia de tempo e aumentar a produtividade.
· Não tente ser um super-herói
Alguns empreendedores costumam acumular muitas tarefas, frequentemente acima da sua capacidade. Muitos têm o hábito de fazer várias coisas ao mesmo tempo, pois não sabem que isso diminui a eficiência na realização das tarefas. É importante manter o foco e a concentração em uma tarefa de cada vez, para ganhar qualidade e produtividade.
Se você pode delegar algumas tarefas, então faça isso. Depois de tirar dos seus ombros o "eu tenho que fazer tudo sozinho", você será capaz de fazer mais coisas e vai se sentir menos cansado no final do dia.
· Defina prazos e alarmes
Há várias formas de utilizarmos prazos e alarmes para nos ajudarem a lembrar das coisas ou a não perdermos compromissos. Se você tem tendência a iniciar projetos, mas se distrai com facilidade, alarmes podem ser uma grande ajuda.
Quando começar um projeto ou tarefa, defina um tempo e coloque um alarme, por exemplo, para 15 minutos. Se o alarme tocar e você ainda estiver trabalhando no projeto, ótimo! Se não está, o alarme vai te ajudar a lembrar que deve voltar para a tarefa. Mantenha a configuração do temporizador a cada 15 minutos até que você termine o trabalho.
· Acabe com a bagunça
A desordem é uma das principais barreiras de produtividade. Se você não encontra suas coisas, pode ser porque não tem um espaço limpo e organizado para trabalhar, ou você está estressado com a bagunça, e isso pode detonar sua produtividade. Programe um dia (ou horários em dias específicos) na sua agenda para organizar sua mesa e suas coisas. O investimento vai valer a pena.
· Use a tecnologia a seu favor
Defina que tecnologias são necessárias para o bom andamento do seu trabalho. Algumas podem ser obrigatórias, como um bom computador de mesa ou notebook e conexão básica de Internet. Outras podem ser desejáveis, como uma conexão banda larga de alta velocidade e um smartphone adequado, pois podem melhorar a sua produtividade. Tudo vai depender do tipo de atividade.
· Organize-se para trabalhar em casa
Trabalhar em casa pode ser uma necessidade ou mesmo a única alternativa para muitos empreendedores. Mas para trabalhar em casa, alguns cuidados devem ser observados. Quando você trabalha em casa, na maioria das vezes seu maior desafio em manter-se organizado e gerenciando seu tempo é convencer a todos ao redor de que você está trabalhando! Uma posição firme é essencial. Não tente assumir seu papel de pai ou mãe e de profissional ao mesmo tempo.
Tenha o material necessário para desenvolver seu trabalho em quantidade suficiente e estrategicamente colocado ou armazenado em sua mesa ou armário próximo, de forma a facilitar a sua vida e economizar o seu tempo. Papel e cartucho para impressora, grampos, canetas, fitas adesivas, etc. Faça uma lista dos itens essenciais para você, compre-os em quantidade suficiente para 30 dias pelo menos.
Falta de organização pode atrapalhar os negócios
A desorganização atrapalha a gestão de tarefas no dia a dia de trabalho, comprometendo o cumprimento de prazos e compromissos, o que é vital para a empresa. Além disso, ser desorganizado passa uma imagem negativa para funcionários, fornecedores, clientes e potenciais clientes.
“Isso influencia na percepção que as pessoas têm e na confiança que podem depositar. As pessoas mais organizadas são vistas como produtivas e capazes”.
O maior desafio, é a pessoa perceber que precisa se organizar. “Muitas vezes, não percebemos que a desorganização está atrapalhando ou ainda não sentimos seus efeitos na pele. A tendência é tomarmos alguma atitude só depois de termos algum prejuízo, financeiro ou não.”
O primeiro passo para se organizar é definir data e horário para isso, pois, sem agendamento, dificilmente vai aparecer tempo. “A dica é começar pelas áreas que incomodam mais, pois, geralmente são nelas que a desorganização está maior.”
